Een eengemaakt platform voor projectrapportering aan het CIO Office, waardoor vertrouwen in de informatie wordt gecreëerd, de toegevoegde waarde van medewerkers wordt verhoogd en niet-productieve taken met 75% worden verminderd.

De IT-afdeling van de Belgische entiteit van deze Europese bankverzekering beheert elk jaar projecten met een jaarlijks budget van € 90 miljoen en met 60 projectmanagers en 600 medewerkers. De projectinformatie was verspreid over verschillende systemen: de 60 projectmanagers waren ongeveer 5 dagen bezig met het verzamelen en interpreteren van gegevens voor hun maandelijkse verslag, terwijl de geconsolideerde informatie pas 4 weken na het einde van de maand beschikbaar was.

Het CIO Office wilde beschikken over één enkel instrument om actuele gegevens en vooruitzichten over de projecten en het budget te volgen en dat de geconsolideerde informatie veel sneller zou verstrekken.

We hebben een dataFactory in 4 stappen geïmplementeerd. In de eerste hebben we de verschillende gegevensbronnen aan het platform geconnecteerd, met een goed inzicht in de verzuchtingen en de verwachte voordelen. In de tweede stap hebben we geholpen met de definitie van de rollen en verantwoordelijkheden van de gebruikersgroepen, en voor de bedrijfsinformatie hebben we Qlikview ingevoerd. In de derde stap hebben we geholpen met de definitie van gemeenschappelijke projectbegrippen en procedures. En tot slot hebben we de kwaliteit van de gegevens verbeterd en het CIO Office een beter inzicht in Qlikview bezorgd.

 Met het dFakto platform behaalde de bankverzekering een aantal ‘zachte’ voordelen: een vermindering/verdwijning van nutteloze discussies over de geldigheid van gegevens, een sterke toename van de gegevenskwaliteit en een conceptuele afstemming tussen alle belanghebbenden. 

Er werden ook een aantal ‘harde’ voordelen behaald: alle verslagen worden in 1 uur bijgewerkt in plaats van verspreid over meerdere dagen; het aantal projectvergaderingen werd met 2/3 teruggebracht en de duur ervan tot de helft; een vermindering van 75% van de tijd die wordt besteed aan administratieve taken en een vermindering van 38% van de VTE’s die nodig zijn om de projecten te beheren.

Zoals het Head of Portfolio Management van het CIO Office zei: “Met het rapporteringsplatform van dFakto is de organisatie nu op één enkele versie van de waarheid georiënteerd en voelt ze zich eindelijk op haar gemak met de cijfers waarmee medewerkers te maken hebben. De rapportering is nu in één uur bijgewerkt. We hebben vandaag minder vergaderingen om projecten te bespreken; ze zijn dan ook veel efficiënter. We zijn overgeschakeld van activiteiten met een lage toegevoegde waarde (gegevens kraken) naar activiteiten met een hogere toegevoegde waarde (analyse). We hebben de capaciteiten van de organisatie met betrekking tot portfoliomanagement fors uitgebreid.”