proPilot stuurt de belangrijkste initiatieven van deze bank aan, wat leidt tot het overtreffen van de strategische en operationele doelstellingen

Na de overname van verschillende financiële instellingen heeft de groep een strategisch programma gelanceerd om haar processen te vereenvoudigen en synergiën te identificeren over een periode van 4 jaar. De plannen omvatten 2700 projecten in 40 landen voor een investering van € 2 miljard, met een verwachte besparing van € 2 miljard per jaar.

De bank had nood aan een systeem om verschillende parallelle plannen voortdurend bij te werken en ze consistent en gecoördineerd te houden. Van het systeem werd een vlotte communicatie verwacht, zowel top-down als bottom-up, tussen de interne en externe belanghebbenden. Een van de belangrijkste verwachtingen van het systeem was inlichtingen te verstrekken met betrouwbare en consistente informatie voor bestuurs- en besluitvormingsvergaderingen.

Wij hebben de bank geholpen haar plannen te vertalen in een genormaliseerde boomstructuur, met een granulariteit die in overeenstemming is met de hiërarchische organisatie. De plannen werden vervolgens geüpload naar proPilot, waardoor alle betrokken medewerkers de voor hun niveau relevante informatie kregen, die ze nodig hadden om hun project(en), hun programma(‘s) of hun porftfolio op te volgen.

Aan medewerkers in de organisatie werd gevraagd om maandelijks updates te verzorgen van de vooruitgangsstatus van hun project(en), programma(‘s) of portfolio, met eenvoudige ‘kwalitatieve’ indicatoren: weersvoorspelling (zonnig, bewolkt, regenachtig), trend (stijgend, stabiel, dalend), prestatiepercentage. Dankzij de eenvoudige interface van proPilot namen deze updates slechts 2 minuten in beslag. Elk kwartaal werd de medewerkers gevraagd een prognose te geven van de resultaten van hun project/programma/portefeuille, aan de hand van een klein aantal indicatoren van middelen en impact.

Tegelijkertijd definieerden we de verslagen en dashboards die nodig waren voor elk niveau van de bestuursvergaderingen van de bank, van projectniveau tot directiecomité. Die verslagen werden geleverd met de kwalitatieve input van de belanghebbenden van het project en van de kwantitatieve input uit gegevensbronnen zoals het boekhoudsysteem van de bank, ERP-, HR-systemen, enz.

De verslagen en dashboards gaven het management van de bank een zicht op de prestaties van elk project, waardoor ze slecht presterende projecten konden stopzetten en middelen konden toewijzen aan projecten die goed presteerden. Beslissingen over aanpassingen van plannen werden rechtstreeks geïntegreerd in de plannen van proPilot; de daaruit voortvloeiende acties werden gecommuniceerd naar alle betrokken belanghebbenden.

“Wendbare, betrouwbare en recurrente informatie over complexe initiatieven, evenals een duidelijke beheerstructuur met regelmatige besluitvormingsvergaderingen zijn noodzakelijk voor prestaties en overprestaties”, aldus het Head of Program Management. “We hebben uiteindelijk € 2,5 miljard geïnvesteerd, voor een jaarlijkse besparing van € 3,5 miljard. dFakto is een doorslaggevende factor geweest om ons te helpen de doelstellingen van onze plannen te overtreffen. Wij hebben er niet lang moeten over nadenken om hun gegevens-gestuurd beheerplatform te gebruiken om onze verdere strategische plannen te sturen.