Une plateforme de pilotage qui gère les projets majeures de la banque et surpasse les objectifs stratégiques et opérationnels.

Après avoir fait l’acquisition de plusieurs établissements financiers, le groupe a lancé un programme stratégique réparti sur quatre ans visant à simplifier ses processus et à identifier des synergies. Ce plan constituait un investissement de 2 milliards € pour 2 700 projets dans 40 pays, et devait permettre d’économiser 2 milliards € par an.

La banque était à la recherche d’un système qui mettrait continuellement à jour plusieurs projets parallèles afin d’assurer leur coordination. Ce système devait garantir une communication fluide entre les différents niveaux de la hiérarchie et entre les parties prenantes internes et externes. Autre caractéristique essentielle : il devait fournir des informations fiables et cohérentes pour étayer les réunions de gouvernance et de prises de décisions.

Nous avons aidé la banque à traduire ses plans en une arborescence standardisée dont la granularité était adaptée à la structure hiérarchique. Ces plans ont ensuite été transférés dans proPilot afin de fournir à l’ensemble du personnel concerné les informations pertinentes à leur échelle pour suivre les projets, les programmes ou le portefeuille.

Le personnel a été invité à dresser un compte rendu mensuel de l’avancée des projets, des programmes ou du portefeuille à l’aide de simples indicateurs « qualitatifs » : prévisions météorologiques (ensoleillé, nuageux, pluvieux), tendances (à la hausse, stable, à la baisse) et pourcentage d’accomplissement. Ces mises à jour ne prenaient que deux minutes grâce à l’interface simplifiée de proPilot. Tous les trimestres, le personnel devait partager ses prévisions pour l’avancée des projets, des programmes ou du portefeuille à l’aide de quelques indicateurs de ressources et d’impact.

Parallèlement, nous avons défini les rapports et les tableaux de bord nécessaires pour les réunions de gouvernance à chaque niveau, du projet au comité exécutif. Ces rapports étaient alimentés à l’aide des informations qualitatives obtenues des participants aux projets et des informations quantitatives tirées de sources de données telles que le système de comptabilité, l’ERP, les systèmes RH et autres de la banque.

Les rapports et les tableaux de bord ont donné à la direction de la banque une meilleure idée de la performance de chaque projet. Celle-ci pouvait donc interrompre les projets voués à l’échec et réattribuer les ressources aux projets performants. Les plans révisés étaient directement intégrés à proPilot afin de signaler les actions à prendre à toutes les parties prenantes.

Des informations agiles, fiables et récurrentes sur des initiatives complexes, ainsi qu’une structure de gouvernance claire avec des réunions régulières propices à la prise de décision, sont essentielles pour atteindre, voire dépasser, nos objectifs », déclare le directeur de la gestion des programmes. « Au final, nous avons investi 2,5 milliards € et économisé 3,5 milliards € par an. dFakto a joué un grand rôle dans le surpassement des objectifs de nos plans. Nous n’avons pas hésité une seule seconde à utiliser leur plateforme de gestion basée sur les données pour piloter nos plans stratégiques suivants.